O departamento de TI é considerado um pilar importante dentro das empresas, pois é por meio dele que as corporações conseguem manter suas operações em pleno funcionamento.
O setor cuida de todo tipo de atividade, desde as mais simples, como a criação de um e-mail corporativo, até estratégias de comunicação entre os colaboradores e parceiros. Ele também ajuda a implementar softwares de gestão, dentre outras ferramentas.
É por meio dessa área que tarefas simples da rotina, bem como ações e projetos inovadores, transformam o negócio em uma empresa mais competitiva.
Os profissionais de TI cuidam da infraestrutura de equipamentos, garantem a qualidade de softwares e sistemas, tomam conta do banco de dados, trabalham com a segurança da informação, administram redes, dentre outras funções.
Nesse sentido, é correto afirmar que o TI lida diretamente com as soluções tecnológicas que a corporação adota para facilitar seu dia a dia de trabalho, favorecendo sua implantação. Sem falar que ele é essencial para acessar, produzir, enviar e gerenciar dados.
Contudo, o home office mudou muita coisa para esse setor, por isso, vamos explicar a importância dele para o trabalho remoto, a infraestrutura necessária nesse sentido e dar algumas dicas de TI para esse tipo de trabalho.
Importância do TI no home office
Muitas empresas resolveram manter o trabalho remoto como modalidade definitiva, o que abriu as portas para novos talentos, de diferentes localidades, reduzindo as barreiras geográficas comuns no trabalho presencial.
No entanto, quando uma organização prefere trabalhar dessa maneira, precisa garantir que todos os seus profissionais tenham acesso aos serviços de TI.
É dessa forma que os funcionários de uma empresa de portaria virtual vão realizar suas tarefas adequadamente. Investir em uma estrutura apropriada protege as informações da companhia e garante um suporte à distância eficiente.
Mas para isso é necessário muito planejamento e foco na estratégia, além, claro, de um período de adaptação.
No caso dos equipamentos, é fundamental que eles estejam disponíveis para os profissionais de TI sempre que eles precisarem, independentemente de sua localização.
Esses profissionais são capazes de reduzir os impactos e desafios comuns do trabalho remoto, como no momento de adequar as redes e os sistemas internos.
A corporação deve considerar o aumento do tráfego de dados, priorizar a segurança das conexões externas e oferecer acesso à rede corporativa de maneira remota.
Somente o departamento de TI consegue garantir disponibilidade, mobilidade e segurança, pois quando os colaboradores começam a trabalhar remotamente, os dados estarão devidamente protegidos.
Também é por meio desse trabalho que a corporação garante o pleno funcionamento de sua infraestrutura de TI, de modo que seus funcionários tenham um suporte, caso ocorram falhas e imprevistos.
Mas para garantir todo esse suporte, as clínicas médicas e demais tipos de empresas devem se atentar à estrutura necessária.
Infraestrutura de TI necessária no home office
Ao mesmo tempo em que o home office representa uma excelente oportunidade de mercado, sua implementação também se configura como um desafio para quem não entende o que ele exige.
Nesse sentido, é crucial garantir a infraestrutura de TI adequada, e entre suas principais características estão:
Gestão automatizada
Além de cuidar da gestão de equipe, empresas modernas precisam saber gerir outros pontos importantes, como:
- Dados;
- Produtividade;
- Processos;
- Resultados.
Tudo isso pode ser administrado por meio de um bom sistema ERP, posto que ele centraliza todas as informações da companhia, possibilitando que todos os colaboradores se reúnam pela internet.
Isso também colabora com as tomadas de decisões, aumenta a produtividade e traz senso de inovação.
Usar ferramentas de comunicação
Os colaboradores precisam ser integrados ao projeto, de modo que consigam se comunicar de maneira eficiente e ágil.
Existem várias ferramentas de videoconferência e mensagens instantâneas que garantem o sucesso do trabalho remoto.
É aconselhável que a organização invista em bons planos de internets empresariais, além de adquirir equipamentos de comunicação, como headsets e câmeras, que facilitam ainda mais o processo.
Software para gestão de equipes
Uma boa infraestrutura de TI também disponibiliza ferramentas que ajudam a gerenciar as equipes e projetos, fazendo com que todos os colaboradores se conscientizem a respeito dos objetivos e o que precisa ser feito.
Esse tipo de solução se torna cada vez mais necessária para as reuniões, pois consegue descentralizar a discussão, sem que o usuário precise esperar por uma data específica durante a semana.
Comprar bons computadores
As máquinas que fazem a conexão entre os colaboradores precisam ser de qualidade. Uma das principais vantagens do trabalho remoto é que os processos podem ser virtualizados, por meio de computadores mais simples.
Na verdade, o desempenho deles depende muito mais das tarefas realizadas pelos profissionais. Um hotel para casais que está mantendo a parte administrativa no home office precisa garantir que todos os funcionários consigam realizar suas funções.
Se um deles não possui um computador adequado, é fundamental oferecer notebook corporativo. Aliás, esse tipo de dispositivo traz mais mobilidade para os profissionais, principalmente aqueles que trabalham em formato híbrido.
Contar com uma boa internet
Se a internet não existisse, não haveria trabalho remoto, pois ela possibilita a visualização de dados, comunicação, edição de documentos, realização de processos, dentre outras possibilidades.
Garanta que o seu colaborador tenha uma boa conexão com a internet, caso não tenha, a companhia pode oferecer auxílio financeiro para aumentar a velocidade da conexão.
Lembre-se de que as pessoas precisam estar disponíveis o máximo de tempo possível, para que o trabalho em equipe seja realizado a distância.
Dicas para trabalhar como TI no home office
Na hora de colocar o trabalho remoto em prática, algumas companhias podem ter dúvidas em como proceder em relação ao TI, e algumas dicas nesse sentido são:
1 – Definir metas
Quando um hospital veterinário zona sul tem um objetivo bem definido, conhece melhor o cenário em que está atuando, quais são as demandas e os planos empresariais. Nesse sentido, fica mais fácil definir metas.
Elas são ainda mais importantes para as equipes que trabalham com cadência de atividades, ou seja, quando o trabalho feito por um colaborador depende diretamente daquilo que o outro fez anteriormente.
Saber quais são as metas do home office ajuda a estabelecer um processo mais fluido, que otimiza o dia a dia de trabalho.
2 – Usar um bom canal de comunicação
A principal característica do trabalho remoto é o fato de que as pessoas trabalham distantes umas das outras, portanto, os funcionários estão exercendo suas funções em lugares diferentes.
Por conta disso, é crucial que uma empresa de treinamentos CIPA saiba distribuir as informações igualmente, de maneira rápida e simples para todos os profissionais.
Caso contrário, o trabalho pode ficar desalinhado e prejudicar a produtividade dos colaboradores. Para ajudar, existem várias ferramentas que podem ser usadas, como o próprio WhatsApp.
Saber comunicar bem os processos e compartilhar informações são ações fundamentais para garantir o bom andamento do home office.
3 – Fazer reuniões frequentemente
Para que as tarefas sejam realizadas do jeito certo, é crucial fazer reuniões frequentes, tendo em vista que o setor de TI também é responsável pela gestão de ambientes.
Por meio das reuniões, uma empresa de serviços administrativos terceirizados garante o bom andamento de seu setor de TI, mesmo que todos os colaboradores atuem em formato remoto.
As reuniões pela internet informam e atualizam todos os membros da equipe, o que garante o trabalho de outros setores da companhia.
4 – Ter um bom planejamento
Para fazer um bom gerenciamento de equipe e cuidar de outras áreas da corporação remotamente, é fundamental planejar as tarefas.
Crie um documento para detalhar prazos de entrega e as ferramentas essenciais para todas as atividades da corporação.
Para facilitar ainda mais, uma empresa de terceirizações logísticas pode incluir uma lista de metas diárias, horários para cumpri-las e as prioridades do dia.
5 – Ter uma conexão segura
Por fim, mas não menos importante, é crucial ter uma conexão segura para evitar invasões e vírus que podem impactar os computadores domésticos que serão usados pelos funcionários durante o home office.
O ideal é que eles utilizem computadores da empresa, mas independentemente do tipo de máquina, a conexão precisa ser segura. Devido a isso, converse com os seus funcionários a respeito da conexão.
Conclusão
O trabalho remoto ganhou espaço nos últimos anos, e boa parte das organizações preferiram mantê-lo por conta das facilidades, da economia e do aumento da produtividade dos profissionais.
O departamento de TI tem um papel importante nesse processo, pois garante que os funcionários tenham acesso a todas as ferramentas que precisam e possam trabalhar com qualidade nesse formato.
Se este setor contar com a infraestrutura necessária e profissionais especializados, o home office vai trazer ainda mais vantagens para a corporação.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
