Poucos sabem exatamente como funciona o setor de TI dentro de uma empresa, com suas vantagens e demandas.
De fato, quando se fala de tecnologia de modo genérico, muitos tendem a imaginar esteiras industriais e braços robóticos.
Por outro lado, quando se fala em Tecnologia da Informação, nem sempre fica claro o que se quer dizer com isso.
Pode parecer que se trate de algo nichado ou setorizado, que fica limitado a uma área apenas, sem consequências maiores.
Todavia, não é assim, pois mesmo em uma empresa que conta com robôs de logística, é preciso que haja recursos de informática em praticamente todas as demais áreas.
Hoje em dia até na parte de faxina e segurança tem ao menos um computador, para bater cartão e confirmar a agenda de colaboradores que realizam a operação daquele setor.
Portanto, o profissional de TI circula por toda a corporação, sem fronteiras.
Mais do que circular ou dar suportes como manutenção, é papel dele desenhar toda a infraestrutura tecnológica de uma empresa, antes mesmo de ela ser estabelecida, ou seja, ele participa da fundação da corporação, de modo ativo.
Em alguns casos, as instalações podem consistir de um elemento secundário em relação à solução prestada pela empresa. Como um circuito de câmeras de segurança, que pode ser implementado em qualquer tipo de negócio.
Entretanto, também há circunstâncias em que pode haver um pátio cuja finalidade principal é concentrar o núcleo tecnológico da empresa.
Como quando se tem um data center interno, operando diretamente in loco, o que é dentro da empresa.
Em todos esses casos o mais importante é saber administrar o setor, de modo que seja possível tirar dele as melhores vantagens possíveis, impactando a empresa em várias frentes diferentes, muito mais do que apenas em um aspecto.
Por isso, trazemos aqui as melhores dicas e conselhos sobre como otimizar o tempo do setor de TI.
Para isso, também discutimos a importância do assunto, bem como os efeitos no curto, médio e longo prazo.
O mais bacana é que atualmente a área de tecnologia está tão desenvolvida, que essas dicas podem servir realmente para qualquer segmento do mercado, seja uma loja de roupas ou uma oficina que presta serviços como limpeza de carpete empresarial.
Sendo assim, se você quer entender de uma vez por todas como a otimização do setor de TI pode alavancar seu negócio, trazendo benefícios que impactam desde a economia de custos até o aumento das vendas, basta seguir adiante na leitura.
Setor de TI: do que se trata
Até aqui já ficou claro que entender melhor sobre o departamento de TI é algo importante para todo e qualquer empresário, assim como é fundamental para gestores e líderes em geral, mesmo que sejam das vendas, do financeiro ou de qualquer área.
Outro aspecto fundamental, tanto para quem quer otimizar quanto para entender melhor o funcionamento tecnológico, é entender a diferença entre hardware e software.
No primeiro caso, o que temos é toda parte física da TI, que serve como estruturação para operar um sistema.
No segundo caso, a parte lógica ou operacional, que é o sistema instalado no hardware para gerar uma tela de usabilidade e interação operativa.
Isso é importante sobretudo quando falamos em suporte de TI, que é justamente a atuação mais contínua e de prevenção que essa área faz dentro da empresa.
Como uma fábrica de divisória de ambiente escritório, que tem todo um pátio com maquinários propriamente industriais, mas também computadores que fazem a gestão por meio de software e sistemas de integração.
Neste caso, o suporte lida com a dinâmica da produção diretamente, ao mesmo tempo gerando relatórios e dando subsídios para as áreas mais estratégicas e administrativas, que dependem desse amparo para coordenar a própria produção.
Neste sentido, para definir conceitualmente o setor de TI, basta dizer que se trata da equipe de profissionais que idealizam e operacionalizam toda a frente tecnológica de uma corporação, seja ela uma empresa, uma ONG ou qualquer outra instituição.
Além disso, a alçada do profissional de TI pode ir desde uma simples rede de computadores, com poucas unidades e funcionalidades primárias, até sistemas mais complexos em termos de instalação, manutenção e afins.
Quais são as suas realizações?
Não é difícil perceber que hoje uma empresa não pode sobreviver no mercado sem o suporte de, pelo menos, alguns computadores com acesso à internet.
Essas são tecnológicas básicas, que também remetem ao setor de TI. Sem falar nos softwares, programas e aplicativos que vão rodar nessas máquinas.
Isso já começa a deixar claro quais são as realizações desse setor, bem como as razões por que é preciso otimizar o seu tempo, com base no alinhamento das equipes responsáveis.
Então, assim como uma equipe de instalação elétrica básica não pode operar de maneira anárquica, mas sim de modo harmonioso com uma cultura organizacional muito clara, também a equipe do suporte de TI precisa fazer o mesmo.
Neste sentido, as principais atribuições deste departamento são:
- Implementar a infraestrutura;
- Garantir a segurança de dados;
- Otimizar os processos existentes;
- Criar processos inovadores;
- Manutenção preventiva e corretiva;
- Evitar problemas latentes;
- Programar e desenvolver sistemas.
Isso também ajuda a deixar mais claro como essas frentes são abrangentes, que é justamente o motivo de precisar haver um esforço de otimização e melhorias constantes.
Afinal, hoje em dia que a concorrência e a competitividade de mercado são enormes, a marca que não souber buscar eficiência e otimizar sua operação certamente vai acabar ficando para trás, por motivos que ficam mais claros adiante.
Veja por que otimizar o tempo
Pouca gente leva em conta, mas o setor de TI impacta diretamente na solução prestada por uma empresa, seja qual for sua área de atuação e independentemente do tipo de produto ou serviço que está sendo oferecido no mercado.
Isso quer dizer que uma loja de roupas vai ser impactada por um sistema mais lento ou mais eficiente, como na hora de dar baixa na venda, emitir a nota fiscal ou realizar a cobrança.
Afinal, com certeza nenhum cliente vai gostar de ficar parado de pé, esperando o sistema voltar ou destravar.
Além disso, hoje em dia todos os sistemas são digitalizados, seja o de cobrança ou o de suporte, o de pré-venda ou de pós-venda.
Por isso mesmo é que otimizar o setor de TI é algo absolutamente necessário e, para quem não fez isso ainda, algo urgente.
Basta imaginarmos o caso de uma transportadora de encomendas. Os hardwares e softwares principais estão diretamente ligados com a qualidade do serviço, para impedir atrasos, entregas erradas e problemas similares.
Alguns passos fundamentais
Além de investir no planejamento e na implementação, há outras alternativas para ajudar a equipe a otimizar o tempo do setor de TI.
De fato, nunca o termo “tempo é dinheiro” fez tanto sentido, já que cada falha, descuido ou desvio nessa área pode realmente impactar tanto nos custos e orçamentos da empresa, quanto na percepção da marca, o que por sua vez impacta nas vendas.
Um passo fundamental é apostar em automação, assim a própria tecnologia é utilizada para otimizar o setor de TI.
Por exemplo, uma imobiliária que aluga móveis para escritórios pode ter um sistema ERP, que é um Enterprise Resource Planning.
Sendo assim, um Sistema de Gestão Integrado. Outra dica de ouro é contar com KPIs (Key Performance Indicator), que são os famosos Indicadores-Chave de Desempenho. Eles funcionam como metas que ajudam a identificar falhas e gargalos.
Lembrando que o outsourcing também é um meio, que funciona como terceirização e delegação de responsabilidade.
Ele é mais indicado para empresas cuja operação não envolve informações sigilosas.
Como alinhar uma equipe?
Por fim, treinar a equipe também é fundamental para otimizar o tempo do setor de TI, alinhando a liderança com os colaboradores de modo propositivo e pró-ativo.
Isso passa por treinamentos e qualificações constantes dos funcionários, bem como por sempre dispor das ferramentas necessárias para cada função e colaborador.
Para fazer uma locação de sala por hora uma pessoa pode precisar de um laptop e de um smartphone, por exemplo.
Além disso, monitorar indícios de cansaço e de esgotamento no seu capital humano também é fundamental.
Inclusive, para criar um alinhamento perfeito, é preciso que todos participem da missão, da visão e dos valores de modo ativo, criando um senso de pertença muito maior.
Para isso reuniões pessoas e coletivas também são de suma importância, assim como sempre abrir canais internos de comunicação e pesquisa da qualidade do clima organizacional.
Considerações finais
Portanto, cada vez mais os setores de TI ganham importância central na rotina das empresas de todos os tipos, daí a necessidade fundamental de otimizar o seu tempo.
Para isso também é imprescindível alinhar bem as equipes internas, deste e dos demais setores. Com as dicas que demos acima sobre como fazer tudo isso na prática, vai ficar bem mais fácil dar os primeiros passos e conseguir tomar as melhores decisões.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
