Os arquivos empresariais precisam ser protegidos porque contam com informações importantes sobre a empresa, clientes, fornecedores, colaboradores e outros dados sigilosos.
Mesmo assim, seu gerenciamento pode trazer muitos transtornos para os empreendedores. Lidar com pilhas de papéis desordenados e perder tempo procurando informações pode trazer problemas para o negócio.
Por outro lado, arquivos no computador podem ser roubados por hackers, o que pode trazer problemas ainda maiores para a corporação. Assim sendo, fazer um bom gerenciamento é fundamental para qualquer empresa.
Seu processo precisa ser do conhecimento dos profissionais responsáveis por esse trabalho e existem muitas formas de colocá-lo em prática. Cabe à companhia conhecer todas as técnicas que podem ser utilizadas para este fim.
Isso ficou ainda mais importante depois que a nova Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor e passou a penalizar as companhias que deixam dados vazar. Independentemente do formato do arquivo, precisa ser bem armazenado e protegido.
Seu negócio depende de todas essas informações para que possa ter mais competitividade no mercado e não corra riscos com vazamento de dados.
Pensando nisso, neste artigo, vamos explicar a importância de proteger os arquivos empresariais e dar algumas dicas para fazer isso.
Importância do gerenciamento de arquivos
Antes de falar sobre a importância desse processo, é fundamental entender o conceito do gerenciamento de arquivos, que nada mais é do que um conjunto de tarefas e procedimentos que melhoram a organização e uso de informações físicas e digitais.
Dentro das companhias, é uma forma de garantir que as informações sejam armazenadas adequadamente e não apenas armazenar documentos no computador ou em uma gaveta.
Quando o cliente procura alguma solução na internet, como grafica rapida perto de mim, precisa encontrar uma empresa de confiança e que garante a proteção de suas informações.
É fundamental controlar as necessidades, tendo como base o valor de cada arquivo, isso faz com que sejam localizados facilmente e não atrapalham a frequência de uso.
Entre os documentos que precisam ser bem gerenciados estão:
- Contas de água, luz, internet e energia;
- Orçamentos;
- Cotações;
- Notas fiscais;
- Relatórios contábeis;
- Manuais;
- Documentos trabalhistas;
- Recolhimento de tributos.
Também existem os documentos digitais, como as estratégias de marketing, troca de e-mails entre funcionários e clientes, informações sobre fornecedores, dentre outros.
As organizações estão lidando com uma quantidade cada vez maior de dados, nesse sentido, é fundamental contar com um bom sistema de gerenciamento de arquivos. Ele é importante por várias razões, como:
Aumenta a produtividade da equipe
O gerenciamento de arquivos é um processo que também garante a administração das informações, de maneira a colaborar com o desenvolvimento dos processos internos.
Os funcionários de uma clínica veterinária, por exemplo, não precisam perder mais tempo pesquisando arquivos e conseguem acessar facilmente informações valiosas que melhoram a produtividade.
Mais segurança
Saber gerenciar arquivos também é fundamental por uma questão de segurança, principalmente por conta do constante crescimento de ataques cibernéticos.
O gerenciamento correto, bem como o armazenamento de informações fortalecem a proteção contra vazamentos e invasões cibernéticas. Todo cuidado é pouco porque os hackers estão cada vez mais habilidosos.
Além disso, registros físicos podem ser facilmente removidos de escritórios ou roubados por pessoas mal-intencionadas. O ideal é optar por um sistema de arquivamento externo, por meio de uma empresa especializada.
Mantém as obrigações legais
Se o arquivamento é feito de maneira incorreta, pode trazer prejuízos na justiça para o negócio, como no caso de descartes acidentais.
Um sistema de arquivamento garante a conformidade com os planos de retenção, independentemente da ciência dos colaboradores.
Ao optar por documentos fiscais e contábeis digitalizados, fica mais fácil para as autoridades realizarem auditorias eficientes, além de evitar multas e outros problemas.
Protege contra perda de dados
Por fim, informações que não são arquivadas de maneira correta podem ser perdidas para sempre, tendo em vista que o colaborador pode excluir acidentalmente ou perder um arquivo.
Informações importantes, como exame de sangue admissional, permitem que os funcionários consigam recuperar informações de maneira independente, sem que para isso seja necessária a interferência de terceiros.
Dicas para proteger arquivos
Agora que você já sabe qual é a importância de proteger os documentos empresariais, vamos mostrar algumas dicas para fazer isso. São elas:
1. Estabelecer um padrão de organização
A gestão de documentos exige alguns cuidados, como criar tabelas e listas com os títulos dos arquivos e outras informações, como nível de importância, data, validade e horário de armazenamento.
Boa parte dos especialistas organizam esses elementos em diferentes níveis, como no caso de papéis que possuem assinaturas e contratos físicos, relatórios, pesquisas e fichas cadastrais e cópias de outros documentos.
2. Contratar serviços profissionais
Boa parte dos exames de uma clínica de avaliação neuropsicológica e de outros tipos de empresa costumam ser digitais, por conta da era da informação. Só que muitas empresas escolhem fazer isso por conta própria, a fim de economizar.
Mas, quando não se tem experiência no assunto, a consequência pode ser erros e retrabalhos, tendo em vista que os documentos precisam ser catalogados e tratados, de acordo com suas características.
Por outro lado, sua digitalização deve ser feita de maneira profissional e oferecendo o tratamento correto para cada tipo, além de deixar tudo organizado com um padrão que facilite na hora de buscar informações.
O melhor a se fazer é reservar uma quantia para contratar empresas especializadas na digitalização de documentos, pois elas possuem bons equipamentos que garantem a qualidade e a legibilidade dos arquivos.
São profissionais que fazem um tratamento digital em imagens, de modo a melhorar a qualidade da informação e a durabilidade do conteúdo.
Além disso, todas as informações que serão encaminhadas, por exemplo, para um crachá de identificação em PVC são organizados e disponibilizados em plataformas digitais.
Com alguns cliques, a companhia consegue executar tarefas complexas e buscar registros e comprovantes de maneira simples.
3. Criar uma política de uso
É indispensável estabelecer algumas regras para o uso correto dos documentos, pois isso garante uma padronização e aumenta o nível de controle e eficiência.
Procure saber as necessidades e usos dos arquivos, como é a rotina dos setores e determinar o comportamento esperado de cada setor e funcionário.
A partir disso, fica mais fácil desenvolver uma política de uso, organização e segurança, para determinar de que maneira as pessoas podem acessar as informações e quais são as boas práticas para isso.
4. Fazer backup das informações
Algumas situações podem prejudicar o HD do computador, levando a perdas de informações importantes, outro exemplo é o comprometimento da rede ou o ataque virtual.
Para evitar problemas, todos os computadores presentes em um espaço de trabalho compartilhado precisam passar pelo processo de backup, em outras palavras, suas informações devem ser salvas em outra máquina.
5. Nomear corretamente os arquivos
Vários tipos de tamanhos de empresa podem sofrer problemas para armazenar documentos em diferentes espaços, e isso se deve à nomeação inadequada.
Todos os funcionários da empresa que acessam e inserem informações de arquivo precisam nomeá-las corretamente. Isso ajuda a encontrar e a organizar todas as informações, otimiza o tempo na busca e melhora o trabalho produtivo.
Para facilitar ainda mais esse trabalho, o ideal é optar por nomes curtos e padronizados, com isso, qualquer colaborador pode fazer pesquisas sem complicações.
6. Organizar os documentos físicos
Usar um bom gaveteiro arquivo aço ajuda a organizar os documentos físicos, pois mesmo diante da tendência de digitalizá-los, ainda existem papéis que precisam ser mantidos por mais tempo, portanto, devem estar bem organizados.
Coloque todos esses documentos em local seguro, como no caso do gaveteiro ou um armário, e mantenha esses locais trancados, caso as informações sejam muito confidenciais.
Se houver muitos arquivos em papel, todos devem ser organizados em uma sala de arquivos, ordenados por pastas, por ordem alfabética ou grau de importância, além de inserir data e outras informações necessárias.
7. Envolver a equipe
Utilizar envelope A3 personalizado é uma forma de organizar os arquivos e toda a equipe precisa ser envolvida no processo de gestão.
Cada colaborador ou cada setor pode ter sua própria passa, utilizada para separar os papéis que devem ser armazenados daqueles que serão digitalizados.
Essa tarefa precisa fazer parte da rotina de trabalho e ao fim do expediente, tudo o que deve ser digitalizado deve ser encaminhado ao setor responsável, visto que essa atitude evita o acúmulo de informações.
Considerações finais
Sendo assim, as empresas precisam cuidar muito bem de seus arquivos para evitar perda, vazamento e roubo de dados, uma situação que pode desencadear problemas mais graves e até jurídicos.
Seguir as nossas dicas vai te ajudar a organizar todas as informações importantes da sua empresa, independentemente de serem digitais ou físicas.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
