De acordo com um estudo realizado pela Fundação Instituto de Administração (FIA), desde o início da pandemia da Covid-19, cerca de 46% das médias e grandes empresas nacionais adotaram o trabalho remoto como o principal modelo de trabalho.
Mas essa é uma transformação que tem ocorrido há algum tempo – antes mesmo do período de isolamento social –, em diversas partes do mundo.
Isso porque o trabalho remoto é um processo que apresenta diversos benefícios tanto para a empresa quanto para os colaboradores.
Para se ter uma ideia, por meio da realização das funções em ambiente domiciliar, os funcionários não precisam mais gastar tanta energia com o transporte público e podem desfrutar de horários mais flexíveis.
Além disso, eles passam a ter acesso a uma melhora na qualidade de vida e, consequentemente, na produtividade durante o trabalho.
Ao mesmo tempo, a empresa gasta menos na manutenção do espaço físico dos escritórios, no vale-transporte e ainda passa a desfrutar de uma maior flexibilidade no investimento do capital, uma vez que o capital tecnológico pode ser transferido para bens de serviço.
Contudo, há algumas desvantagens que preocupam os donos desses negócios, como também é representado pela pesquisa da FIA. São alguns pontos de atenção:
- 67% das empresas relataram dificuldades ao instaurar o trabalho remoto;
- 34% apontaram dificuldades com a familiaridade dos meios de comunicação;
- 34% indicaram que os funcionários tiveram problemas no acesso dos ambientes virtuais;
- 28% dos estabelecimentos disseram ter obstáculos com a atuação do TI;
- Menos de 9% apresentam algum suporte material aos funcionários.
Mas, nesse cenário, como é possível garantir uma adaptação mais tranquila e positiva para toda a companhia?
Passos necessários para a proteção dos dados
Outro ponto de preocupação das empresas é referente a manutenção da segurança das informações e a compreensão, por parte dos colaboradores, sobre a importância da confidencialidade e quanto aos problemas organizacionais e jurídicos atribuídos a esta.
Para suprir essa necessidade, existem diversas formas de garantir a segurança dos dados durante o home office, entre eles o termo de confidencialidade que deve ser assinado pelos funcionários e que garante a segurança das informações internas.
Além disso, a garantia de acesso a redes de internet seguras depende de ações que podem ser realizadas pelos empregadores em conjunto com os funcionários, para impedir o roubo ou vazamento de dados.
Outras formas de segurança são:
- Monitoramento
O acompanhamento do tráfego dos computadores utilizados para a realização do trabalho é fundamental para verificar o acesso a sites e servidores que possam representar ameaças aos arquivos da empresa.
Com essa prioridade em mente, existem softwares que podem ser instalados nos computadores dos funcionários e que permite a fiscalização dos acessos diários, bem como as datas e horários.
Assim, além de manter uma rede segura, também é possível acompanhar os horários de trabalho e monitorar endereços que possam oferecer risco e bloquear o acesso a tais sites.
- VPN
A rede privada virtual (VPN) é um sistema que permite conectar o acesso de dispositivos domésticos ao sistema corporativo de forma segura e criptografada.
Ou seja, é possível conectar computadores distantes a uma mesma rede e trocar informações e arquivos entre essas máquinas sem comprometer a segurança da transação, da mesma forma como é feito nos escritórios.
- Sistema em nuvem
O uso do sistema cloud computing é crucial para o home office, pois ele garante o acesso à transferência e a edição de arquivos de forma segura e independente de uma conexão ao sistema interno da empresa.
Nesse contexto, o funcionário não precisa instalar nenhum software específico que consuma espaço na memória. Esse sistema, ainda, possui o backup automático que facilita o monitoramento de quando foram realizadas as últimas alterações dos arquivos.
Um exemplo de dispositivo que guarda informações em nuvem são as plataformas de CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente).
Para se ter uma ideia, esses softwares reúnem em um único local todas as operações de diversos setores de venda como o marketing, publicidade, vendas, desenvolvimento de produto e entrega.
Assim, os funcionários conseguem ter acesso fácil ao sistema sem comprometer a segurança de nenhum dos processos e ainda melhorar o desempenho das operações e diminuir os erros individuais.
Importância dos sistemas integrados
A adoção de um único sistema integrado que seja seguro e integre o trabalho de toda a equipe é fundamental para diferentes contextos, como:
- Manter a produtividade;
- Estimular o desenvolvimento ritmado do trabalho;
- Acompanhar projetos e processos de forma mais efetiva;
- Registrar os responsáveis por cada operação;
- Integrar setores e equipes, otimizando a atividade;
- Facilitar a metrificação dos resultados.
O objetivo desses programas é garantir o acesso, e a gerência, de todas as informações da empresa para os funcionários e gestores de diversas áreas e setores.
Assim, o desempenho das tarefas não fica dependente do envio e recepção de documentos por e-mails, atrasando a execução das funções.
Essa unificação melhora a comunicação interna e aprimora as análises e o cruzamento de dados.
Com isso, o sistema para controle de vendas é cada vez mais aplicado com a finalidade de ajudar e avaliar o progresso do negócio como um todo, bem como das equipes – separadamente.
Conteúdo originalmente desenvolvido pela equipe do blog Top News Tech, site voltado para a veiculação de conteúdos relevantes para empresas, contribuindo com estratégias para o desenvolvimento do negócio.
