Com o mundo digital cada vez mais presente, é comum se perder em meio a tantos recursos e novidades tecnológicas que facilitam cada vez mais a rotina pessoal e profissional das pessoas, como a intranet.
Tudo tem se transformado, e aos poucos, o que antes era feito manualmente passou a contar com o auxílio digital.
Nas empresas, por exemplo, já não é preciso promover uma interação presencial entre os funcionários, para isso, existe a Intranet.
Mas, o que é esse recurso? Intranet consiste em uma rede de computadores semelhante à internet, porém, de uso exclusivo de uma determinada empresa. Com ela, é possível que haja uma troca de informações entre todos os seus departamentos.
É importante ressaltar que o principal diferencial entre Internet e Intranet consiste na privacidade.
Na Intranet, somente funcionários autorizados da empresa possuem acesso aos conteúdos, processos e controles. Enquanto a internet é disponível a todos.
O funcionamento dessa rede proporciona muitos benefícios ao ambiente de trabalho e ao desenvolvimento profissional de cada funcionário.
Entre eles, pode-se listar:
- Conexão entre pessoas (facilita a comunicação entre todos os departamentos);
- Acesso a informações (possibilita a visualização do desempenho empresarial);
- Controle de eficiência (gerencia as tarefas e controla prazos de entrega);
- Acesso remoto (auxilia no melhor desempenho do trabalho a distância);
- Diminuição de custos (como telefone, entregas e impressão de documentos).
São inúmeras soluções que esse recurso tecnológico pode trazer às organizações, aprimorando a atual forma de trabalhar e abrindo portas para novas possibilidades e tentativas.
Trabalho remoto como opção
Com apenas um sistema, é possível manter o funcionamento e auxiliar no bom desempenho de todos os departamentos de uma empresa.
Já não é necessário contar apenas com um espaço físico, como escritórios compartilhados, por exemplo.
Até pode parecer que serviços feitos de forma digital não são eficientes como os feitos presencialmente, mas já imaginou poder facilitar processos, poupar tempo e controlar tudo o que acontece dentro de uma empresa apenas com uma rede?
A proposta é atrativa para empresas que desejam obter transformações de forma simples e descomplicada.
Para isso, basta se adaptar aos novos meios e contar com o auxílio de um bom sistema de cabeamento estruturado.
Isso contribuirá para organizar e padronizar a transmissão para redes de informática e telefonia empresarial, de forma a manter um funcionamento perfeito. Um bom investimento nessa parte dispensará outros.
Diminuição de pequenos e grandes gastos
Para algumas empresas, como startups, por exemplo, o ambiente físico já é algo que está em segundo plano. Fortalecer o sistema digital desenvolve cada vez mais a empresa de forma prática e barata.
Imagine que antes, os gastos eram direcionados, principalmente, a manter um ambiente agradável aos funcionários, com um projeto de interiores perfeito. Hoje, basta que o fluxo de trabalho transcorra normalmente em seus computadores.
Essas flexibilizações podem contribuir para o aumento da qualidade de vida dos funcionários.
Por exemplo, se alguns anos atrás era necessário se deslocar até o ambiente de trabalho e passar horas em transportes públicos ou no trânsito, hoje já não é assim.
A execução de atividades a distância, que também é uma possibilidade com o uso da intranet, facilita o dia a dia dos funcionários, que podem, finalmente, deixar de lado os metrôs, carros, ônibus e até mesmo uma locação de van com motorista.
Qualidade de vida e versatilidade
Além de possibilitar a comodidade na rotina de trabalho dos colaboradores, o trabalho remoto proporciona uma melhora na qualidade de vida, e consequentemente, na produtividade do trabalho, o que é benéfico para ambos os lados.
Imagine que, como empresário, você presencie, diariamente, o atraso e cansaço de sua equipe ao passar horas se deslocando até o trabalho. Isso com certeza afetará no rendimento organizacional.
Esse cenário já não será um problema com a possibilidade de prestação de serviços remotos.
Além disso, gastos pontuais, como confecção roupas para uniforme, por exemplo, deixarão de existir.
Agora, pensando como um funcionário, é possível enumerar uma enorme lista de vantagens que terão esses momentos de home office, inclusive, conciliar o trabalho enquanto passa um maior tempo em família.
Saúde mental e a rotina de trabalho
Parece curioso que uma rede como a Intranet esteja relacionada com tantos aspectos da vida profissional e pessoal. Um trabalho de qualidade beneficia tanto a organização quanto ao equilíbrio e saúde mental das pessoas.
Para ilustrar melhor a ideia, pense que, principalmente, por conta dos últimos acontecimentos do mundo, como a pandemia da Covid-19, a rotina de todas as pessoas foi alterada, incluindo a das crianças.
O tempo na escola foi impedido e deu espaço às aulas online, o que exigiu uma rápida adaptação e, em alguns casos, alterações no comportamento dos alunos. Por isso, o apoio dos pais foi de extrema importância.
Pense agora em um cenário em que, com essa nossa realidade, você, como pai ou mãe, não pudesse estar presente dando apoio ao seu filho.
Portanto, entenda a importância da possibilidade do trabalho remoto em algumas situações.
A possibilidade dos funcionários executarem seu trabalho, ao mesmo tempo em que estão dando apoio emocional a suas crianças, evitou outras questões, como o investimento em uma terapia ocupacional infantil para preservar a saúde mental de seus filhos.
Como aprimorar uma intranet corporativa?
Se, como empresário, após ler sobre todos os benefícios que uma intranet proporciona, você está se perguntando como aprimorá-la, é importante atentar-se ao principal ponto: o engajamento entre seus colaboradores.
Para uma melhor explicação, pense no caso de um empresário que possui uma empresa de portaria.
Todos os serviços são feitos de forma presencial, porém, ainda assim, não há interação entre seus funcionários.
A inovação é a chave para o sucesso. Para isso, o primeiro passo a ser dado deve ser procurar a ajuda de uma outra empresa de TI (Tecnologia da Informação) que seja especialista nos melhores serviços. Em seguida, fazer um orçamento e fechar negócio.
Com uma boa escolha de intranet, o empresário que aderir a essa rede em sua corporação conseguirá alcançar os seguintes resultados:
- Disseminação de todas as informações relacionadas à empresa;
- Gestão de conhecimento;
- Estímulo da colaboração e da cultura de feedbacks;
- Clareza organizacional;
- Diminuição de trocas de e-mails e horários de reuniões.
Todas essas mudanças estimularão a proximidade e interação entre cada funcionário, de forma rápida.
Assim, haverá uma construção de relações sólidas e transparentes, que certamente irão colaborar para o fortalecimento da empresa.
Além disso, a possibilidade de reunir diversos recursos em um único sistema poderá abrir portas, como a criação de um serviço de portaria remota, onde é possível realizar todos os serviços pelo monitoramento de câmeras e uso de interfones.
Imagine uma segunda situação, em que um empresário tenha uma transportadora de cargas e que para controlar os processos de entregas tudo seja feito manualmente por uma pequena equipe ou, no máximo, dois funcionários.
A empresa, que possui unidades em todo o Brasil, possui uma única filial, e são os funcionários dessa unidade que controlam, por meio de uma única planilha, todos os processos.
Parece uma missão impossível tentar controlar os fluxos de entrega de diversas cidades.
Neste caso, o uso da intranet reuniria todos os processos em uma única plataforma, possibilitando uma melhor organização e participação coletiva.
Considerações finais
Após entender o que é uma intranet, qual a sua importância para uma empresa, como ela funciona e quais os benefícios que pode trazer a uma organização, foi possível perceber que é preciso estar aberto às novidades que a tecnologia proporciona.
Ser resistente e tradicional em um mundo digital limita processos e oportunidades de expansão dos negócios organizacionais. Além de dificultar uma rotina que poderia, facilmente, ser simplificada.
É essencial estar aberto a novos aprendizados e recursos que auxiliem na aplicação e na compreensão dessas ferramentas inovadoras. Para isso, é necessário entender o passo a passo do que será utilizado.
Portanto, após implantar as novas ferramentas, será necessária uma integração dos funcionários e equipes à nova proposta.
Para isso, é recomendável que haja um treinamento que prepare cada colaborador para o uso da intranet.
Além da necessidade de aprendizado da equipe, é essencial que o responsável pela organização esteja ciente de todas as transformações que serão implantadas nos processos de seus negócios.
Com o tempo, tudo se tornará mais simples e compreensível a todos, não existe um prazo específico para que isso aconteça.
Porém, é necessário considerar que cada pessoa tem o seu tempo, portanto, respeitá-las é a chave para o sucesso dessa nova fase.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
